¿Trabajas en una organización matricial?
¿Usted trabaja en una compañía que requiere que se coordine a través de diferentes líneas de reporte para lograr sus metas? ¿Para lograr completar su trabajo, las personas son dependientes de otros, y reportan a jefes diferentes?
Las organizaciones matriciales son cada vez más comunes a medida que las organizaciones crecen más, se vuelven más complejas, y / o acceden a los mercados globales. Ofrecen las ventajas de mayor flujo de información a través de las fronteras, más profundo desarrollo de la experiencia y el conocimiento, y una mayor flexibilidad y capacidad de respuesta.
Sin embargo, las desventajas superan rápidamente las ventajas si los líderes creen que esto es simplemente una cuestión de una restructuración o dibujar líneas de puntos en un organigrama.
Liderazgo en una Organización Matricial
Todo el mundo debe proveer liderazgo y asumir la responsabilidad por el éxito. Una matriz simplemente no va a funcionar con el viejo estilo de pensamiento «le toca a la gente de arriba solucionar los problemas».
Una matriz tiene éxito cuando existe una cultura de colaboración, donde la información fluye libremente, donde se apoya el desarrollo de sólidas relaciones y redes informales, y donde los colaboradores se animan a desarrollar habilidades interpersonales (por ejemplo, comunicación, resolución de conflictos, trabajo en equipo e influir sin autoridad.)
Poder y control deben ser vistos de manera diferente. La vieja escuela del pensamiento jerárquico creará una organización desalineada, con la moral baja y baja productividad.
La buena noticia es que en cada matriz, cada colaborador tiene la oportunidad para influenciar con las acciones o actividades que lleva a cabo.
Cuatro (4) Retos – y que hacer al respecto
- Desalineación en las metas
Uno de los retos más difíciles que se produce cuando las personas trabajan en el mismo proyecto, se debe a que frecuentemente tienen objetivos diferentes. Trabajan con propósitos cruzados, que a menudo terminan en conflictos interpersonales. Objetivos contradictorios surgen de la falta de una visión compartida, basada en la foto total, y frecuentemente caen en la trampa de las luchas de poder.
¿Qué puede hacer?
- Asegúrese de que sus objetivos dentro de la organización matricial están alineados a la misma visión y objetivos, como los demás con quien está trabajando.
- Si usted está experimentando conflicto; verifique si usted comparte los mismos objetivos, antes de empezar a culparse entre si.
- Comprenda que usted es parte de un equipo, independientemente si reportan o no, a una misma persona. Si el equipo no tiene éxito, no se puede tener éxito dentro de la organización matricial. Piense en «NOSOTROS» en lugar de «YO».
- Lealtades Conflictivas
Cuando las personas se orientan a lo largo de las líneas de responsabilidad (a quien reportan), en vez de alinearse a su trabajo, no se ven a sí mismos como parte de un mismo equipo. Cuando se enfocan en el poder y control en lugar del objetivo, la atención se dirige en la dirección equivocada. Cuando el conflicto entre los líderes de línea y líderes funcionales entra en erupción, ocurre alrededor de la priorización de proyectos y la asignación de recursos.
¿Qué puede hacer?
- Focalice en el trabajo a realizar y la mejor manera de lograrlo.
- Por cada proyecto importante o área critica de responsabilidad, cree un “Team Charter” donde clarifique las prioridades, procesos, toma de decisiones, recursos, etc.
- Asegúrese que sus reuniones tengan un propósito. Utilice un proceso estándar para dar seguimiento al proyecto, para que evite perder tiempo en reuniones que solamente se enfocan en proveer una actualización (update).
- De el ejemplo, y actúe de forma que promueva la colaboración, a través de las distintas “fronteras”.
- Confusión en los roles y responsabilidades.
La gente no sabe a quién contactar para obtener información y/o fracasan al dejar de compartir información importante con aquellos que lo necesitan. Alguien podría ser visto como el que deja caer la pelota, cuando nunca sabía que la pelota estaba en su cancha. La frustración surge cuando los proyectos se estancan o no se implementan, como resultado de la falta de comunicación y coordinación de esfuerzos en la organización matricial.
¿Qué puede hacer?
- Vea más allá de su propia área de responsabilidad, en el contexto de una “foto más grande”.
- Establezca un plan de comunicación.
- Cree una gráfica RACI. Para cada aspecto del proyecto, identifique el rol de cada persona;
- R= responsable de hacer el trabajo e involucrado en la decisión (son varias personas).
- A= “Accountable” – quien es finalmente responsable del éxito de esa actividad en particular (usualmente es una persona, aunque puede ser compartida).
- C= Consultar al proyecto, por que han necesitado información o expertise pero, no toman decisiones o hacen el trabajo
- I= Informar a la(s) persona(s) que no están directamente involucradas pero, que necesitan conocer del progreso o estatus.
- Atraso en las decisiones
En un entorno complejo en el que hay varios equipos, trabajando en diferentes aspectos de un proyecto, puede no estar claro quién tiene la autoridad final sobre las decisiones, incluso entre los tomadores de decisiones. Y puede ser especialmente difícil en las organizaciones donde los líderes no están acostumbrados a compartir la toma de decisiones. A menudo, todo el mundo tiene una parte de un proyecto pero, no está claro quién es responsable de la totalidad y, en consecuencia nadie está dirigiendo el barco.
¿Qué puede hacer?
- Encuentre quien necesita estar involucrado en la decisión. Asegúrese que todos en la organización matricial conozcan y estén de acuerdo en quien debe estar involucrado. Cree un modelo de toma de decisiones, que identifique quien toma la decisión, dentro de todas las que hay que tomar (similar al proceso RACI – de hecho, es más simple este modelo una vez creado el modelo RACI).
- Mantenga a los tomadores de decisión informados y actualizados, de forma que tengan la información que necesitan para tomar una decisión. Provea información por adelantado de cualquier decisión que usted vaya a tomar.
- Si usted es asignado a una situación en la que será responsable del éxito del proyecto pero, no tiene la autoridad de tomar las decisiones de como llevarla a cabo, busque retroceder esa decisión o proceda cuidadosamente para no afectar al conjunto de la organización matricial.
