Es un hecho que vamos a tener que aprender a continuar con nuestras vidas a pesar de los cambios y retos que el COVID-19 nos genere. Quizás esta contingencia nos permita acelerar nuestro proceso de aceptación y aprendizaje de cómo ser más ágiles y adaptables en un mundo cada vez más complejo y en un trabajo al que debemos responder y seguir produciendo.
Hoy vivimos en “la era digital” y tenemos a nuestro alcance formas de interactuar de manera virtual; mecanismos, métodos y herramientas que nos guían para ser más ágiles y efectivos para colaborar, ponernos de acuerdo, comunicar y lograr objetivos, así como tareas.
Nos enfrentaremos a retos que estamos empezando a vivir, como mantener “distancia-física”, incluso con nuestras familias. Posiblemente sea una tendencia que haya llegado para quedarse (“new normal”), pues todo tiene su lado positivo. Hoy la gente puede gastar entre 1 y 4 horas trasladándose a sus puestos de trabajo. Puede dedicar tiempo a tareas que no aportan a una organización y puede no colaborar con gente con la que está sentada a su lado. Las reuniones pueden ser continuas, repetitivas, de más de 1 hora y no llegar a acuerdos. Quizás la cercanía física nos “relaja” en la forma en cómo operamos, nos de la ilusión de que al tenernos a unos pasos de distancia, podemos resolver en el momento que creemos oportuno para lograr un objetivo laboral, que ahora tenemos que encontrar maneras de resolverlo por nosotros mismo, si buscamos agilizar nuestras labores.
En tiempos de crisis se aprende o nos vemos superados por la circunstancia. Ahora que hemos roto la rutina, y muchas de las personas nos encontramos en cuarentena, tenemos tiempo para reflexionar y evaluar mejor las situaciones. Quizás es momento de replantear cómo se puede mejorar la productividad empresarial, teniendo menos días presenciales y más días virtuales, aun cuando esta crisis sanitaria haya pasado.
La capacidad de tener conexiones humanas y laborales a distancia es posible, la capacidad de aprender a colaborar de manera virtual es posible, así como la capacidad de hacer y lograr objetivos lo es también. Pero debemos aprender cómo hacerlo y aceptar que esto es una forma igualmente válida para trabajar.
De igual manera una buena estructura en la cadena de mando, resultará eficiente frente a un reto así, sin embargo no lo será para una empresa u organización que no tenga una fuerza laboral comprometida, desde la dirección hasta los operativos. El liderazgo es la clave para enfrentar los retos laborales en una situación como la que ahora vivimos.
Veamos, cómo y qué podría empezar a definir un líder de unidad para el trabajo de las próximas dos semanas de cuarentena; esto basado en la filosofía de agilismo empresarial, para todas las áreas/unidades empresariales, no sólo para ingeniería/desarrollo.
- Definir la Gran Tarea a cumplir, ¿cuál es el objetivo de hacerla, qué valor traerá a la empresa?, y entonces definir los criterios de “cumplimiento” de dicho VALOR.
- Definir qué bloques de tareas deben hacerse para cumplir con la Gran Tarea (cada bloque es un sprint). Como líder, proveer un mapa de ruta inicial pero estar abierto a hacer brainstorming con el equipo.
- Stand-up definir la “historia” de cada bloque sprint.
- Definir quién participa en cada bloque/sprint y cuál es la responsabilidad de cada uno (Generar grupos de no más de 5 personas, cuyas tareas apunten al mismo bloque y objetivos).
- Hacer un checklist de forma individual, sobre que debe realizarse para dicha tarea. Y regresar con un estimado en tiempo para realizar cada aspecto del checklist.
- Definir todos los formatos/template virtuales que den “vida” a las dinámicas de trabajo, que reemplazan la forma de trabajo física y que permiten trabajar colaborativamente en un espacio virtual.
- Definir quiénes participan en la creación de dichos formatos para la consecución del objetivo a partir de tener claro el checklist y workflow de trabajo. Integrar los protocolos de cómo lograrán consenso y criterios para dar por terminada una tarea.
- Definición del equipo de cuántos “time-boxes” de forma conjunta se deben realizar, y cuáles tareas son “individuales”, estimando la capacidad del esfuerzo conjunto. Usar checklists para no obviar y dejar de lado tareas que deben ser representadas en el “timeboxing”
- Definir el esfuerzo (el “timebox” o caja de tiempo) por primer bloque/1er sprint. En este ejercicio deben proyectar esfuerzo lidiando con la incertidumbre de lo que aún no conocen.
Supuestos y condiciones para que funcione el Trabajo Virtual
- Generar el workplace de trabajo virtual y dar de alta a los participantes; habilitar herramientas colaborativas virtuales y dar acceso a los participantes.
- Enseñar cómo se hará la planeación para las prox. 2 semanas, las sesiones de stand-up diarias. Cómo comunicar el avance de forma concisa, respetar el tiempo, con las “3 preguntas” (qué hice, qué haré hoy y qué obstáculos tengo).
- Enseñar cómo se define un equipo de autogestión y qué implica elle, así como qué es un sprint y los “time-boxes”, qué son las historias, cómo se definen los roles internos incluyendo el cliente interno y quien funge como el líder (scrum master), qué tipo de entregas hay y cómo se definen las entregas y quién válida.
- Enseñar cómo se debe trabajar bajo “osmotic communication”.
- Enseñar los principios para creación de los formatos/template virtuales que den “vida” a las dinámicas de trabajo, que reemplazan la forma de trabajo física y que permiten trabajar colaborativamente en un espacio virtual.
- Generar acuerdos para evitar el “multitasking”.
- Enseñar cómo hacer un checklist de forma individual y por equipo, empezando desde la “historia” hasta la tarea individual.
- Cómo recalibrar el backlog de trabajo.
Ahora bien, el cómo lograr equipos virtuales efectivos tiene un precedente, y es poder quitar las barreras que se generan por aspectos “suaves” de las creencias del comportamiento del humano.
El primer paso para lograr equipos efectivos y de alto rendimiento es generar una base de confianza. La confianza tiene que ver con transparencia, consistencia en las acciones, en la forma de comunicarse y en el comportamiento; la forma de generar acuerdos, forma de resolver ante una problemática de grupo, que también pueden ser definidos al aplicar herramientas como Everything DiSC, para detectar las fortalezas y oportunidades de desarrollo del personal, para mejorar su comportamiento laboralmente, incluso de manera remota.
Con el apoyo de The OD Consulting Group, podemos ayudar a cimentar los principios humanos, traspasar el conocimiento para “aprender cómo”, calibrar a los equipos para lograr confianza, compromiso, comunicación y aprender a colaborar para lograr los objetivos empresariales; además de enseñar cómo diseñar los equipos, aprender la filosofía de agilismo y método de trabajo virtual en cada una de las unidades o células organizacionales.
Colaboramos para que las empresas puedan:
- Generar una radiografía y un diagnóstico. identificar cuál es el DNA de personalidad, liderazgo, y los comportamientos para generar equipos comprometidos que sepan colaborar y cumplir con las metas, basado en herramientas con modelos científicos.
- Traspasamos el conocimiento para “saber cómo” calibrar al equipo y lograr tener equipos comprometidos, que saben cómo comunicarse y cómo colaborar.
- Ayudamos al desarrollo del conocimiento para “saber cómo” adaptarse a lograr el cumplimiento de tareas de forma virtual; qué deben definir el diseño de los grupos de trabajo, definir un marco de trabajo y cómo hacerlo (herramientas de colaboración), para continuar laborando de forma ágil y eficaz en momentos donde debemos trabajar de forma virtual.
En The OD Consulting Group, contamos con soluciones basadas en investigaciones científicas que ayudan a las organizaciones de cualquier tamaño a seleccionar, incorporar, preparar y desarrollar a los miembros de su equipo y la organización. ¡Conócelo!
