Facilitador:
PILAR VALLEJO
Miembro de THE OD CONSULTING GROUP
¿Por qué es importante la transformación de las empresas?
Precisamente porque hoy vivimos en un mundo extraordinariamente cambiante donde la única constante es el cambio y si las empresas que no evolucionan están predestinadas a la extinción. El empresario debe considerar que el cambio o la evolución de la empresa forma parte de la actividad diaria para adaptarse al futuro. El futuro lo veíamos como algo que sucedería en el corto, mediano o largo plazo, pero en las condiciones actuales, el futuro en el próximo minuto.
Es importante decir que el diseño de la cultura es trascendental en el desarrollo de la empresa, iniciamos con un ejemplo: un agente de tránsito parado en la esquina de una ciudad complicada en el tráfico de automóviles, está indicando blandiendo la mano y diciendo avance, avance, avance, con el propósito de agilizar el tráfico. La pregunta es ¿Qué aporta esta persona para solucionar el tráfico intenso? La respuesta es, nada. Sirva el ejemplo para decir que:
- Si una actividad no aporta nada, es un desperdicio de recursos.
- Si no se relaciona con la estrategia de la empresa, es un recurso mal diseñado.
- Si no es medible, no aporta ningún valor.
- Si no se relaciona con un parámetro de la estrategia, está desalineado.
El Diseño Organizacional entonces es el diseño de los roles de la organización con el propósito de que cada rol esté relacionado con la productividad de la empresa. Cada empresa debe tener un Diseño Organizacional propio. No hay una guía para hacerlo, esto se hace en función de las necesidades de cada empresa. No es lo mismo, por ejemplo: el área de compras de Walmart, que debe buscar productos de buena calidad, comprar por volumen y abatir el máximo los precios de compra para ofrecer buenos precios al consumidor; el área de compras de MINISO, empresa de venta de productos de consumo, su objetivo es seleccionar artículos que el consumidor compre por impulso y que cada consumidor que entre a la tienda salga por lo menos con la compra de un artículo, aun cuando no lo necesitara; o el área de compras de UBER enfocada en su servicio de compra de un servicio específico solicitado por el cliente.
Estos conceptos son la base para hacer el diseño organizacional y cada empresa tiene su propio diseño.
¿Qué es el Diseño Organizacional?
De lo anterior definimos que es indispensable tener un Diseño Organizacional de cada empresa con el fin de hacer que todas los roles y funciones que se desarrollen sean establecidos en función de la estrategia y debe:
- Diseñar interrelaciones entre los roles y las funciones para lograr objetivos estratégicos.
- Identificar en los roles las responsabilidades para tomar decisiones que agilicen la operación.
- Balancear cargas de trabajo en función de los niveles de responsabilidad, debe existir el equilibrio adecuado entre responsabilidades y el desarrollo del trabajo.
En la empresa se debe revisar con cierta regularidad el Diseño Organizacional, y debemos evitar roles y funciones que no aporten nada a la empresa, evitar acciones que sean un desperdicio de recursos, porque esa función va creando acciones contaminantes que terminan por consumir la estrategia organizacional.
Retos Actuales de las Empresas en el Diseño Organizacional.
- Identificar roles aislados que no están alineados con la estrategia.
- Trabajar en eliminar vicios en la toma de decisiones que eviten la eficiencia en la operación como el hecho de autorizaciones que dependen de 2 o 3 escalas en la organización.
- Identificar flujos de información y autoridad confusos que no permiten el desarrollo sano de la operación como contradicciones en la toma de decisiones.
- Cargas de trabajos desbalanceadas con exceso en ciertas áreas y actividades que no aportan valor a la organización.
- Falta de coordinación y colaboración entre las áreas que se convierten en embudos de productividad.
Objetivos del Diseño Organizacional.
- Diseñar roles de acuerdo a la operación ágil y la estrategia.
- Corregir vicios en la toma de decisiones que generan pérdida de empoderamiento, independencia y productividad.
- Facilitar el flujo de la información, toma de decisiones y clarificar la autoridad y responsabilidad entre equipos y áreas.
- Crear niveles de coordinación entre equipos y áreas para respuestas rápidas y eficientes para los clientes y la propia empresa.
- Dimensionar y balancear cargas de trabajo por área o proceso que permitan la productividad fluida.
Como vemos el Diseño Organizacional no es una actividad trivial, forma parte del desarrollo de la empresa, no se refiere al organigrama de la empresa, más bien se debe enfocar en la especificación de los roles y funciones de cada actividad en la empresa.
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