“Home Office: Adaptémonos a Trabajar de Forma Virtual, Ágil y con Eficacia” Plática con el La Lic. Diana G Ramírez – The OD Consulting Group En las condiciones actuales plenas de incertidumbres y cambios no considerados o visualizados por el empresario o por el líder empresarial, se requiere tomar acciones de emergencia, digámoslo así, como si estuviera un enfermo en la sala de emergencia. Hoy somos una sociedad empresarial que está padeciendo la alteración de su zona de confort y el empresario está obligado a visualizar y entender de manera inmediata, para adecuar la operación de la empresa las condiciones actuales. Nos referimos al hecho de que el empresario tiene hoy diferentes actitudes respecto a lo que tenía en años previos, las materias primas que consume también cambian en función de disponibilidad y calidad, el flujo de efectivo también se altera, los aspectos fiscales también cambiarán dadas por la recaudación y presiones hacia el empresario, las decisiones legislativas también tendrán influencia su nuestro ámbito, las condiciones internacionales de los mercados también le impactan. Dado lo anterior, el empresario, o el líder empresarial, deben reconocer rápidamente las amenazas que se aproximan, deben visualizar acontecimientos, reconocer que las condiciones han cambiado, y apoyarse en sus Consejos de Administración y finalmente deben plantear estrategias para afrontar todos estos cambios. Uno de los elementos que más impacto tienen en la planeación estratégica que debe seguir el empresario, es la adaptación a las nuevas condiciones, comenzando por el Home Office, y asegurar que éste proporcione las bases del Trabajo Virtual, Ágil y con Eficacia. Las tres prácticas principales para el líder empresarial para el Home Office: Trabajo Virtual, Ágil y con Eficacia En primer lugar: delegar responsabilidades y/o decisiones, entendiendo que: Delegar responsabilidades y/o decisiones debe estar perfectamente planeado Se deben definir claramente los límites, acorde a responsabilidades y funciones de cada colaborador Establecer límites y acciones en la toma de decisiones y Definir procesos de control y evaluación. Otra práctica importante, que se asumen en tiempos de crisis o tiempos de urgencia, es establecer un Comité SWAT Operativo, que tenga como objetivo el vigilar las funciones básicas de la empresa: Vigila la liquidez de la empresa, que no depende solo de finanzas o de ventas, también compras, atención a clientes, producción, almacén, entrega y distribución, cada uno en su ámbito operativo debe participar. Habilitar a cada uno de estos departamentos con las herramientas necesarias con el enfoque de atención al cliente externo y el cliente interno, que es con quien opera la empresa. Coordinar la información correcta y conveniente para cada uno de los integrantes del grupo y transmitirla de manera clara y oportuna a cada uno de los miembros de la organización. Generar un taller para resolución de conflictos y que mayor conflicto actualmente que el trabajo a distancia. Finalmente, para el líder empresarial y su éxito en el Home Office, se debe considerar la necesidad de adaptarse al trabajo virtual, ágil y eficaz será organizado por el equipo SWAT, que aclaramos es un grupo dentro de la organización que opera de manera horizontal a través de toda la empresa, estará a cargo de definir formas y procedimientos para adaptarse a trabajar de forma virtual, ágil y con eficacia bajo las siguientes bases: Habilitar a los empleados con todas las herramientas necesarias para el desarrollo del trabajo, asegurarse que el empleado tenga internet, equipo de cómputo, software adecuado de comunicaciones, sistemas para establecer conferencias y comunicación. Es evidente que habrá empleados que no tienen costumbre o la idea para trabajar remoto, por lo que se deberá proveer los protocolos, métodos, horarios y condiciones de trabajo, estableciendo el cambio de cumplimiento de horarios por el cumplimiento de objetivos. Definir las condiciones de vigilancia del trabajo no necesariamente bajo el concepto de vigilar el cumplimiento de las tareas sino mas bien el establecer un sistema de colaboración y apoyo continuo entre los propios empleados y las jefaturas de departamento. Crear espacios de socialización y tiempos discrecionales, como la hora de la comida, sugiriendo que sea horario común, pero sujetándose mas hacia las necesidades del cliente. Se debe generar un ambiente cordial inclusive hacer bromas. Generar un ambiente de confianza y de responsabilidad personal en donde el empleado se sienta con respaldo y confiado para desarrollar su trabajo sin necesidad de supervisión mandando mensajes de apoyo, agradecimiento y estímulo hacia los empleados para reforzar comportamientos destacados que motiven el Trabajo Virtual Ágil y Eficiente. Posterior a esta etapa de Crisis y adaptación al trabajo virtual, ágil y eficaz, vendrán otras etapas de: Estabilización y Fortalecimiento Este proceso de Adaptación al Trabajo Virtual Ágil y Eficaz tiene muchas más aristas, la cuales puedes complementar en nuestro webinar AQUÍ
